1) Sie kennen den Namen der erforderlichen Absatzformatvorlage, wissen aber nicht, wie Sie diese zuweisen können?
Platzieren Sie die Eingabemarke IN den Absatz, der formatiert werden soll. Drücken Sie die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+S. Es öffnet sich der Fensterbereich „Formatvorlage übernehmen“. Hier wählen sie aus der Liste den gewünschten Formatvorlagenamen aus und klicken auf die Schaltfläche „Erneut übernehmen“, um dem Absatz die gewählte Formatvorlage zuzuweisen.
Alternative: Im linken Fensterbereich Doppelklick auf dem Namen der (bisher dem Absatz zugewiesenen) Absatzformatvorlage; es öffnet sich der Fensterbereich „Formatvorlage“. Dort kann die neue Absatzformatvorlage gewählt und mit „Übernehmen“ zugewiesen werden.
2) Wie formatieren Sie einen anderen Absatz in der gewünschten Absatzformatvorlage?
Platzieren Sie die Eingabemarke IN den Absatz. Klicken Sie auf den Formatpinsel im Start-Menüband von Word. Klicken Sie dann in den Absatz, dem Sie die Absatzformatvorlage übertragen wollen. Bei mehreren Absätzen bitte Doppelklick auf den Formatpinsel und zum Beenden den Formatpinsel erneut anklicken.
3) Sie wissen nicht, welche Absatzformatvorlage erforderlich ist?
Platzieren Sie den Cursor am Ende des Absatzes ÜBER dem Absatz, der formatiert werden soll. Drücken Sie die Eingabetaste (Return). In der neu eingefügten Zeile wird ein leerer Absatz mit der in eNorm definierten Folge-Absatzformatvorlage eingefügt.
Durch Gliederung tieferstufen/Gliederung höherstufen im Menüband von eNorm erhalten Sie weitere sinnvolle Absatzformatvorlagen für die konkrete Stelle.
Zur Orientierung können Sie auch die in der eNorm-Hilfe zur Verfügung gestellten Musterdokumente nutzen, in denen einige Formatvorlagen dargestellt sind.
4) Was können Sie tun, wenn sie ein "spezielles" eNorm-Format benötigen?
(Befehl "Format zuweisen" - ab Version 4.6.0)
Sie können den Befehl „Format zuweisen“ nutzen, wenn Sie ein spezielles eNorm-Format benötigen, das nicht automatisch über den Befehl „Element einfügen“ oder „Revision ein/aus“ zur Verfügung steht. Diese Absatzvorlagen stehen je nach Kontext (Vorblatt, Regelung, Revision etc.) zur Verfügung.
5) Wozu dient das Untermenü „Weitere Absatzvorlagen“ unter dem Befehl „Format zuweisen“ im eNorm-Menüband?
Die unter „Weitere Absatzvorlagen“ zur Verfügung stehenden Formatvorlagen können Sie innerhalb von einem Vorblatt, einer Begründung und einer Anlage verwenden. Im Regelungsteil dürfen diese nur (!) in Tabellen und Anlagen verwendet werden.
Diese Absatzvorlagen stehen im eNorm-Menüband unter „Format zuweisen“ bei Gesetzen, Verordnungen sowie Formulierungshilfen bzw. im Untermenü „Weitere Vorlagen“ bei Vertragsdokumenten zur Verfügung.
6) Wie können neue Elemente, wie z.B. zusätzliche Artikel oder Anlagen, in ein bestehendes eNorm-Dokument eingefügt werden?
Häufig benötigte Elemente können direkt über die entsprechenden Symbole in der Menüleiste eingefügt werden.
Besonders gut unterstützt Sie das Programm auch mit der Funktion "Element einfügen", in der Gruppe "Einfügen", mit den Auswahlmöglichkeiten „Darunter einfügen“ oder „Geschickt einfügen“.
7) Ein eNorm-Dokument enthält sowohl typografische als auch nicht-typografische Anführungszeichen. Wie lässt sich schnell ein einheitliches Aussehen herstellen?
In eNorm-Dokumenten sollen typografische Anführungszeichen verwendet werden. Einheitlich typografische Anführungszeichen lassen sich im gesamten Dokument so erzeugen:
- Im Word-Menüband oben links das Register Datei auswählen und im unteren Bereich Optionen anklicken. Im neuen Dialogfenster Word-Optionen in den Bereich Dokumentprüfung wechseln und auf den Button Autokorrektur-Optionen klicken. Im sich dann öffnenden Dialogfenster sowohl im Register Autoformat während der Eingabe als auch im Register Autoformat jeweils das Auswahlkästchen „Gerade Anführungszeichen durch typographische“ durch setzen des Häkchen aktivieren.
- Über das Word-Register START die Funktion ERSETZEN (rechts im Menüband) - im Fenster "Suchen und Ersetzen" - jeweils das erforderliche Anführungszeichen einsetzen.
Die einheitliche Verwendung nur eines Typs von Anführungszeichen ist nicht nur eine optische Frage; sie erleichtert auch eine saubere Strukturierung der Revisionstexte in Änderungsdokumenten.
8) Wann verwende ich einfache, wann doppelte Anführungszeichen in eNorm?
Bei Änderungsgesetzen und -verordnungen gilt:
Alle Zitate des geltenden und des künftigen Wortlauts werden im Änderungsbefehl mit doppelten Anführungszeichen gekennzeichnet (siehe HdR 2008 Rn 561).
Bei Formulierungshilfen für die Änderung von Gesetzentwürfen im Gesetzgebungsverfahren gilt:
Werden durch die Änderungsanweisungen in dem Gesetzentwurf Gliederungsteile eingefügt, angefügt, vorangestellt, ersetzt oder neu gefasst, können mehrere Anführungszeichen zusammentreffen. Bei diesen ineinander verschachtelten Anführungen werden zunächst halbe (außen), dann ganze (innen) Anführungszeichen gesetzt, damit innerhalb der Änderungsbefehle die eigentlichen Änderungen im Gesetzestext in ganzen Anführungszeichen stehen (siehe HdR 2008 Rn 851).
Die einfachen bzw. doppelten Anführungszeichen werden über das Dialogfenster des Befehls „Revision ein/aus“ in eNorm eingefügt. Die Revision dann mit „Revision beenden – alle“ abschließen.
9) Können Sie Nummerierungen in einem Absatz einfach löschen?
Nein! Vermutlich muss eine andere Absatzformatvorlage angewendet werden.
Für manche Absatzformatvorlagen gibt es eine nummerierte und eine nicht nummerierte Version,
z. B. "Juristischer Absatz (nummeriert)" und "Juristischer Absatz (nicht nummeriert)".
Mit dem eNorm-Befehl Nummerierung umschalten (alternativ Tastenkombination STRG+UMSCHALT+M) können Sie von einer in die andere Form wechseln.
Wird ein einleitender Satz durch eine nummerierte Liste oder eine Aufzählung unterbrochen und anschließend fortgesetzt, dann ist dieser Fortsetzung in der Regel die nicht nummerierte Absatzformatvorlage mit dem Bestandteil „Folgeabsatz“ im Namen zuzuweisen.
Hinweis: Einfach löschen sollten Sie eine automatische Nummerierung nicht, da dies zu Strukturfehlern führen kann.
10) Kann ich zusätzliche Absatzmarken einfügen, um mehr Abstand z. B. zwischen Überschrift und Text zu generieren?
N E I N ! eNorm-Absatzformatvorlagen tragen immer Anweisungen für Abstand vor und hinter dem entsprechenden Absatz "in sich", daher rufen leere Absätze Fehlermeldungen hervor.
Absatz-Eigenschaften von Word wie „Nicht vom nächsten Absatz trennen“ oder „Seitenumbruch oberhalb“ können für einzelne Absätze verwendet werden, um die Seitenaufteilung zu verbessern.
11) Wie lassen sich aus einem Absatz händische Formatierungen, die den Vorgeben der korrekten Absatzformatvorlage zuwiderlaufen, schnell entfernen?
Markieren Sie den gesamten Ansatz. Drücken Sie jetzt STRG+Q; damit werden die Vorgaben der Absatzformatvorlage wiederhergestellt.
und/oder
Drücken Sie STRG+LEERTASTE. Damit werden auch die Zeichenformatierungen auf die Vorgaben der Absatzformatvorlage zurückgesetzt.
12) Wie lassen sich Gliederungsebenen der Stufen aaaa) bzw. noch tiefere Strukturen erzeugen?
eNorm unterstützt nur Gliederungsebenen bis zur Stufe aaa). Noch tiefere Verschachtelungen widersprechen den rechtsförmlichen Vorgaben und sollten durch eine Neustrukturierung des Textes vermieden werden.
Siehe Randnummern des Handbuches der Rechtsförmlichkeit (HdR):
- Gliederung des Stammgesetzes: Rn 374
- Aufbau des Änderungsbefehls: Rn 566
13) Meine Formatierungen verschwinden nach der Dokumentqualitätsprüfung!
Das ist so gewollt und systemseitig entsprechend definiert, damit alle eNorm-Dokumente final ein rechtsförmlich korrektes Aussehen haben. Bei der Durchführung der DQP werden manuelle Änderungen an den Absatzformatvorlagen oder Listentypen auf die Standardvorgaben zurückgesetzt. Ändert sich bei der Bereinigung die Nummerierung, so fügt eNorm einen entsprechenden DQP-Kommentar hinzu, der den alten Wert und den neuen Wert enthält.
Die Bereinigung findet auch während der Dokumentaktualisierung bzw. Konvertierung zwischen eNorm/BReg und eNorm/BT statt.
14) eNorm verwendet den Begriff "juristischer Absatz". Was genau ist damit gemeint?
Der "Juristische Absatz" ist eine abgrenzbare Texteinheit in der Hierarchie direkt unterhalb eines Artikels oder eines Paragrafen; entsprechend dann auch innerhalb von Revisionen. Der "Juristische Absatz" kann also den Absatz eines Paragrafen im engeren Sinne meinen, er bezeichnet aber auch andere Textelemente bzw. differenziert die Textstruktur noch genauer.
15) Wie gehe ich vor, wenn ich ein Stammdokument angelegt habe, das sich während der Bearbeitung zu einem Änderungsdokument weiterentwickelt hat?
Manchmal zeigt sich erst während der Bearbeitung, dass Sie kein reines Stammdokument erstellen, sondern ein Änderungsdokument mit eingebettetem Stammgesetz (oft in Artikel 1). Das kann passieren, wenn es durch Ihr neues Stammdokument Folgeänderungen im bereits geltenden Recht geben wird.
Um dies zu ändern, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Falls es sich bei Ihrem Stammdokument um ein kleines Dokument ohne Begründungen und Binnenverweise handelt, können Sie ein leeres Änderungsdokument (Artikelgesetz oder Artikelverordnung) anlegen und Ihre bisherigen Texte in den ersten Artikel des neuen Dokuments kopieren, bevor Sie weitere Artikel anlegen.
Nähere Hinweise zum Kopieren finden Sie im FAQ Formatierung Nr. 16: „Was muss ich beachten, wenn ich eNorm-Dokumente zusammenführen möchte?“
Ein Musterdokument finden Sie hier: Änderungs-Artikelgesetz mit eingebettetem Stammgesetz.
- Falls es sich bei Ihrem Stammdokument um ein längeres Dokument mit schon angelegtem Begründungsgerüst und/oder Binnenverweisen handelt, wenden Sie sich bitte an den eNorm-Anwendersupport. Ein einfaches Kopieren von Textteilen mit Verweisen führt zur Zerstörung derselben. Hier müssen andere Maßnahmen ergriffen werden, die einen größeren Aufwand mitbringen und gute Word-Kenntnisse voraussetzen.
16) Was muss ich beachten, bevor ich eNorm-Dokumente zusammenführen möchte?
- Kontrollieren Sie vor der Zusammenführung die Dokumente einzeln auf Strukturfehler. Führen Sie eine DQP durch und korrigieren Sie diese Meldungen.
- Schalten Sie die Änderungsverfolgung (Word-Befehl „Überprüfen“) vor dem Kopieren von Texten unbedingt AUS, damit die Änderungsmarkierungen aus dem Tochterdokument erhalten bleiben.
- Textmarken, nicht druckbare Zeichen, verborgene Texte sollten sichtbar sein. (Markieren Sie beim Kopieren immer auch diese Sonderzeichen mit.)
- Kopieren Sie zunächst die Textänderungen der anderen Bearbeiterinnen/Bearbeiter vom jeweiligen Tochterdokument (Abstimmungsdokument) in Ihr Leitdokument und formatieren Sie - falls erforderlich - erst danach.
Hinweis:
Weitere ausführliche Informationen finden Sie in der Handlungsempfehlung_Zusammenfuehrung_von_Dokumenten
zum Punkt „Vor Übertragung von Inhalten aus einem Tochter- ins Leitdokument“.
17) Wie übertrage ich zwischen eNorm-Dokumenten einen oder mehrere Absätze mit verschiedenen Formatvorlagen?
Kopieren Sie zunächst die Textänderungen der anderen Bearbeiterinnen/Bearbeiter vom jeweiligen Tochterdokument (Abstimmungsdokument) in Ihr Leitdokument und formatieren Sie - falls erforderlich - erst danach.
1. Copy-and-paste
Markieren Sie im eNorm-Tochterdokument den Textblock und kopieren Sie ihn mit STRG+C in die Zwischenablage. Erzeugen Sie in Ihrem Leitdokument einen neuen leeren Absatz und formatieren Sie diesen mit der Absatzformatvorlage Standard (z. B. durch Doppelklick in die Entwurfsspalte und Auswahl der Absatzformatvorlage Standard aus dem sich öffnenden Dialogfenster mit der Liste der verfügbaren Absatzformatvorlagen).
Platzieren Sie den Mauszeiger in diesem Standard-Absatz und fügen Sie den Textblock aus der Zwischenablage mit STRG+V ein.
Hinweis:
Wenn das Tochterdokument kein eNorm-Dokument ist, oder fehlerhafte Formatierungen aufweist, erzeugen Sie in Ihrem Leitdokument einen ersten leeren Absatz mit genau der Formatvorlage, die der erste zu kopierende Absatz auch haben soll (also z. B. Nummerierung Stufe 1) und fügen Sie dann erst den Text ein.
2. Kontextmenü
Markieren Sie im eNorm-Tochterdokument den Textblock und wählen Sie den Befehl „Kopieren“ im Kontextmenü (alternativ mit STRG+C)
Erzeugen Sie in Ihrem Leitdokument einen neuen leeren Absatz und fügen Sie den Text über die Zwischenablage. mit dem Befehl „Ursprüngliche Formatierung beibehalten (U)“ im Kontextmenü in das Dokument ein.
Unter bestimmten Umständen, wenn Formatvorlagendefinitionen nicht übereinstimmen, wird die Formatierung beim Kopieren auf diese Weise nicht richtig von einem Dokument auf ein anderes übertragen. In diesen Fällen müssen Sie die Option „Formatvorlagen des Ziels verwenden“ nutzen, die dann in der Regel in den Word-Optionen als Standard beim Kopieren mit STRG+V festgelegt ist, auch wenn Sie im Kontextmenü nicht explizit angeboten wird (siehe .FAQ Formatierung 16).
3. Formatpinsel
Sie können mit Hilfe des Formatpinsels von Word auch die gewünschte Absatzformatvorlage aus einem Absatz davor oder dahinter übertragen oder die korrekte Formatvorlage aus dem Formatvorlagenfenster (Doppelklick auf den Formatvorlagennamen in der Entwurfsspalte) auswählen.
Wenn ein aus mehreren Absätzen bestehender Textblock kopiert werden soll, fügen Sie diesen in einen Absatz mit der Formatvorlage des ersten Absatzes ein und formatieren ggf. abweichenden Folgeabsätze nach. Drücken Sie im Absatz die rechte Maustaste, es öffnet sich ein Kontextmenü mit mehreren Einfügeoptionen. In der Regel macht es Sinn, die (erste) Option „Zieldesign verwenden“ anzuklicken.
Allgemeine Hinweise:
- Kopieren Sie kleinere Blöcke. Diese sind besser, um den Überblick zu behalten, als seitenweise Bereiche.
- Wenn der kopierte Absatz scheinbar die richtige Absatzformatvorlage beim Kopiervorgang hat, dennoch nicht ganz korrekt aussieht, setzen Sie den Mauszeiger in den betreffenden Absatz und drücken die Tastenkombination STRG+Q. Damit wird die eNorm-Absatzformatvorlage wiederhergestellt.
- Nach dem Einfügevorgang in Revisionsabsätzen (in Artikeldokumenten) führen Sie sicherheitshalber die Funktion „Einrücken Markierung“ aus dem eNorm-Menüband (Gruppe Revisionen) aus.
- Führen Sie am Ende der Zusammenführung erneut eine DQP aus und korrigieren Sie die dort angemerkten DQP-Fehler und -Warnungen (letztere zu beheben ist Ihnen freigestellt).
- Die Verweise in den Überschriften im Begründungsgerüst können Sie nicht verlustfrei kopieren. Diese sind über Textmarken und sogenannte Dokumentvariablen mit dem Regelungsteil verbunden und gehen durch den Kopiervorgang von einem Dokument in ein anderes Dokument verloren oder führen beim Kopiervorgang innerhalb eines Dokuments zu einem inkonsistenten Zustand.
- Den Begründungstext können Sie allerdings ohne Probleme kopieren.
- Auch Binnenverweise müssen Sie im Leitdokument komplett neu anlegen, denn im Tochterdokument eingefügte Binnenverweise haben keine technische Verbindung ins Leitdokument.
Detaillierte Informationen finden Sie auf der eNorm-Homepage unter Hilfe – Dokumentationen in der Handlungsempfehlung Zusammenführung von eNorm-Dokumenten zwecks Abstimmung innerhalb eines oder mehrerer Ressorts.
18) Welche Word-Optionen müssen voreingestellt sein, damit die Übertragung von Formaten über die Zwischenablage zwischen zwei eNorm-Dokumenten reibungslos funktioniert?
Überprüfen Sie die Word-Optionen für die Befehle „Ausschneiden, Kopieren und Einfügen“ und ändern Sie diese gegebenenfalls auf „Ursprüngliche Formatierung beibehalten“. Diese finden Sie unter „Datei“ - „Optionen“ - „Erweitert“.
So gehen Sie vor:
MS Word öffnen und das Register „Datei“ (links) auswählen.
Im Auswahlmenü „Optionen“ anklicken. Es öffnet sich das Dialogfenster mit den Word-Optionen.
Hier:
1. Erweitert“ auswählen
2. Zum Bereich „Ausschneiden, Kopieren und Einfügen“ scrollen und folgende Einfüge-Optionen wählen:
a) Einfügen innerhalb desselben Dokumente - „Ursprüngliche Formatierung beibehalten (Standard)“
b) Einfügen zwischen zwei Dokumenten - „Ursprüngliche Formatierung beibehalten (Standard)“
c) Einfügen zwischen Dokumenten, wenn Formatvorlagendefinitionen nicht übereinstimmen - „Formatvorlage des Ziels verwenden (Standard)“
d) Einfügen aus anderen Programmen - „Ursprüngliche Formatierung beibehalten (Standard)“
3. Mit „Okay“ bestätigen.
Hinweis:
In einigen Fällen (Gruppenrichtlinie des jeweiligen Hauses) werden die Word-Einstellungen nach dem Ab- und erneuten Anmelden wieder verworfen! Bitte nehmen Sie die o. g. Einstellungen dann erneut vor.
